Trích yếu là một bản tóm tắt ngắn gọn, súc tích về nội dung chính của một văn bản, tài liệu hay sự việc nào đó. Trong môi trường văn phòng, hành chính, hoặc quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, trích yếu đóng vai trò quan trọng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được thông tin cốt lõi mà không cần xem toàn bộ nội dung chi tiết. Thông thường trích yếu được trình bày ở đầu văn bản, thư từ, báo cáo hay nghị quyết để cung cấp cho người xử lý văn bản cái nhìn bao quát, định hướng cho sự tiếp cận và xử lý công việc liên quan đến tài liệu đó.

Một trích yếu tốt phải đảm bảo sự chính xác, đầy đủ các ý chính mà vẫn giữ được tính ngắn gọn và dễ hiểu. Nhiều loại văn bản như văn bản hành chính nhà nước, công văn, quyết định, chỉ thị… đều yêu cầu có phần trích yếu để thuận tiện cho việc lưu trữ, phân loại và tra cứu thông tin. Khi xử lý hàng loạt giấy tờ hoặc tài liệu, trích yếu giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc nhờ khả năng giúp người quản lý nhanh chóng nhận diện bản chất vấn đề. Việc soạn thảo trích yếu đôi khi cũng đòi hỏi người viết phải đọc kỹ toàn bộ văn bản chính, chọn lọc và diễn đạt lại những thông tin cơ bản nhất mà vẫn không làm sai lệch nội dung gốc.

Vai trò lớn nhất của trích yếu là hỗ trợ việc tìm kiếm, lưu trữ và xử lý thông tin trong các hệ thống quản lý văn bản hiện đại. Nhờ có trích yếu, công việc tra cứu tài liệu ở các cơ quan trở nên thuận tiện hơn, nhất là khi số lượng văn bản ngày càng tăng. Ngoài ra, trích yếu còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong tổ chức công tác văn thư, giúp các nhà quản lý hoặc cán bộ hành chính dễ kiểm soát luồng thông tin và ra quyết định kịp thời, chính xác. Vì vậy, dù có thể chỉ gồm một hoặc một vài câu ngắn gọn, trích yếu luôn là thành phần thiết yếu trong mọi quy trình xử lý văn bản và quản trị tài liệu.