Đoạn 1: Giấy kiểm điểm là văn bản cá nhân thể hiện sự nhận thức, tự phê bình cũng như rút ra bài học đối với hành vi sai phạm hoặc thiếu sót của mình. Khi viết giấy kiểm điểm, điều đầu tiên là phải xác định rõ lý do, hoàn cảnh dẫn đến việc cần kiểm điểm. Người viết cần trình bày sự việc một cách trung thực, khách quan, tránh phủ nhận trách nhiệm hoặc nêu các lý do không thuyết phục. Nội dung phải thể hiện việc nhận thấy những ảnh hưởng tiêu cực của hành động tới tập thể, đơn vị, đồng thời bày tỏ thái độ sửa chữa sai lầm. Việc mở đầu thường là lời kính gửi tới lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền tiếp nhận kiểm điểm, kèm theo thông tin cá nhân như họ tên, chức vụ, đơn vị công tác để tạo sự minh bạch cho nội dung trình bày.

Đoạn 2: Sau phần mở đầu, người viết cần đi vào trọng tâm bằng cách phân tích rõ hành động, hoặc thiếu sót đã xảy ra, liệt kê các hậu quả mà bản thân hành động gây ra. Phần này nên thể hiện sự nhìn nhận khách quan về lỗi, không đổ lỗi cho hoàn cảnh hay người khác. Đồng thời, cần trình bày cảm xúc cá nhân như sự hối hận, xấu hổ trước tập thể và lãnh đạo. Việc nhận thức rõ về sai phạm sẽ giúp giấy kiểm điểm có giá trị hơn trong công tác giáo dục và xây dựng ý thức trách nhiệm. Ngoài ra, có thể nêu rõ những nỗ lực khắc phục mà bản thân đã thực hiện hoặc kế hoạch sửa chữa sắp tới, thể hiện thái độ nghiêm túc và cầu thị với từng vấn đề đã phát sinh.

Đoạn 3: Cuối cùng, giấy kiểm điểm thường kết thúc bằng lời cam kết không tái phạm và mong muốn được nhận sự xem xét, tha thứ hay chỉ bảo từ cấp trên để bản thân tiến bộ hơn trong thời gian tới. Người viết cũng nên gửi lời cảm ơn tới người đọc vì đã dành thời gian lắng nghe, chia sẻ và tạo điều kiện giúp mình nhận ra những thiếu sót. Địa điểm, thời gian viết giấy kiểm điểm cần ghi rõ để thể hiện sự chính danh, cũng như làm cơ sở xác nhận về mặt thủ tục hành chính. Khi hoàn thiện nội dung văn bản, hãy kiểm tra lại lỗi chính tả, câu cú rõ ràng và đảm bảo các ý được trình bày mạch lạc, trung thực để giấy kiểm điểm đạt hiệu quả tốt nhất trong quá trình giải quyết sự việc.