Thủ tục hoàn trả tiền ký quỹ là quá trình mà cá nhân hoặc tổ chức đã đặt cọc một khoản tiền ký quỹ sẽ tiến hành các bước cần thiết để nhận lại số tiền này sau khi hoàn thành nghĩa vụ liên quan theo quy định. Trước hết, người yêu cầu hoàn trả cần kiểm tra điều kiện hoàn trả, đảm bảo không còn nghĩa vụ tài chính hay trách nhiệm phát sinh nào đối với bên nhận ký quỹ. Tiếp theo, người trả ký quỹ chuẩn bị hồ sơ hoàn trả gồm các giấy tờ như đơn đề nghị hoàn trả, hợp đồng ký quỹ, biên bản thanh lý hợp đồng hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ, cùng các chứng từ liên quan khác tùy theo từng lĩnh vực cụ thể như đầu tư, lao động, xây dựng hoặc môi trường.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người yêu cầu hoàn trả nộp hồ sơ tại tổ chức nhận ký quỹ (ví dụ: ngân hàng hoặc tổ chức tài chính). Tổ chức này sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin và thực hiện đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng ký quỹ để chắc chắn rằng mọi nghĩa vụ liên quan đã được thực hiện đầy đủ. Nếu hồ sơ hợp lệ và không phát sinh vấn đề, tổ chức nhận ký quỹ sẽ xử lý hoàn trả tiền cho người nộp ký quỹ thông qua hình thức chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp, thời gian giải quyết thường kéo dài từ 5 đến 15 ngày làm việc tuỳ theo quy định của từng tổ chức. Trong quá trình này, người nộp ký quỹ nên chủ động theo dõi, liên hệ với tổ chức nhận ký quỹ để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh các giấy tờ nếu có yêu cầu, đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện.