Đại hội trù bị là một bước chuẩn bị quan trọng trước khi tiến hành đại hội chính thức của một tổ chức hoặc đoàn thể. Trong đại hội trù bị, các thành viên tham dự sẽ rà soát lại danh sách đại biểu, kiểm tra tư cách và hồ sơ của từng cá nhân để đảm bảo mọi quyền lợi được đảm bảo đầy đủ. Ngoài ra, ban tổ chức cũng sẽ thống nhất về chương trình làm việc, xác định nội dung cần thảo luận và sắp xếp thời gian cụ thể cho từng phần làm việc. Quá trình này giúp đảm bảo đại hội chính thức diễn ra suôn sẻ, đúng quy định và không bị gián đoạn bởi các vấn đề phát sinh về thủ tục.

Một nhiệm vụ quan trọng khác của đại hội trù bị là tiến hành bầu ra các ban chức năng phục vụ đại hội, như ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban chủ tọa và ban thư ký. Các ban này có vai trò hỗ trợ tổ chức, kiểm soát chất lượng công việc và đảm bảo đại hội diễn ra minh bạch, khách quan. Ngoài ra, đại hội trù bị còn xem xét và thông qua quy chế làm việc, nội quy của đại hội, giúp thống nhất nhận thức và trách nhiệm của tất cả các đại biểu. Nhờ vậy, mọi người đều nắm rõ phần việc của mình, góp phần tăng hiệu quả thảo luận và quyết định chung.

Bên cạnh đó, đại hội trù bị còn là dịp để các thành viên tiếp xúc, trao đổi thông tin về những vấn đề chính sẽ được đưa ra tại đại hội chính thức. Đây là cơ hội để thu thập ý kiến, lắng nghe nguyện vọng, đề xuất hoặc đóng góp từ các đại biểu. Nhờ vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn trù bị, đại hội chính thức sẽ có cơ sở để tập trung giải quyết những vấn đề trọng tâm nhất, hạn chế tối đa những khó khăn hoặc xung đột có thể phát sinh trong quá trình điều hành đại hội. Đại hội trù bị vì thế đóng vai trò then chốt, là tiền đề cho sự thành công của đại hội chính thức.