Quy trình cấp giấy ra viện bắt đầu khi bác sĩ xác định bệnh nhân đã đủ điều kiện xuất viện sau quá trình điều trị. Đầu tiên, bác sĩ hoàn tất hồ sơ bệnh án và lập phiếu chỉ định ra viện với đầy đủ thông tin về kết quả điều trị, những xét nghiệm đã thực hiện, tình trạng sức khỏe hiện tại cũng như các hướng dẫn cần thiết sau khi về nhà. Tiếp đó, nhân viên y tế sẽ kiểm tra hồ sơ bệnh án của bệnh nhân để xác minh các thủ tục, đảm bảo không có sai sót về hành chính và chuyên môn theo quy định của Bộ Y tế. Quá trình này yêu cầu sự phối hợp giữa bác sĩ điều trị, điều dưỡng và phòng hồ sơ bệnh án.

Sau khi hồ sơ đã được kiểm duyệt, bệnh nhân sẽ được thông báo về việc xuất viện và đến khu vực tiếp đón để làm các thủ tục thanh toán viện phí, hoàn tất các nghĩa vụ tài chính nếu có. Nhân viên phòng hành chính sẽ hướng dẫn bệnh nhân hoặc người thân điền đầy đủ thông tin cá nhân, kiểm tra lại các giấy tờ tùy thân để đảm bảo thông tin trên giấy ra viện khớp với hồ sơ quản lý. Trong trường hợp bệnh nhân sử dụng bảo hiểm y tế, cán bộ chuyên trách sẽ đối chiếu thông tin người bệnh trên thẻ bảo hiểm, xác nhận các khoản chi trả và bổ sung các hóa đơn thanh toán viện phí theo đúng quy trình. Tất cả thao tác này được thực hiện theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng của bệnh viện nhằm hạn chế tối đa sai sót hành chính.

Khi hoàn thành các bước trên, giấy ra viện sẽ được in ra từ hệ thống dữ liệu điện tử của bệnh viện, kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung trước khi đóng dấu xác nhận của cơ sở y tế và chữ ký của bác sĩ phụ trách. Giấy này sẽ ghi rõ thông tin cá nhân bệnh nhân, chẩn đoán xác lập, diễn biến điều trị, ngày nhập viện, ngày xuất viện cùng các lưu ý chăm sóc sức khỏe sau khi ra viện hoặc tái khám nếu cần thiết. Bệnh viện thường có quy trình trả giấy trực tiếp cho bệnh nhân hoặc người nhà; đồng thời nhân viên y tế sẽ hướng dẫn cụ thể về thuốc men, chế độ sinh hoạt và lịch hẹn tái khám nhằm đảm bảo người bệnh duy trì việc phục hồi, phòng tránh tái phát, tạo sự an tâm khi quay trở về gia đình.