Trích yếu văn bản là quá trình tóm tắt nội dung chính của một văn bản gốc mà vẫn đảm bảo giữ lại những thông tin quan trọng và cốt lõi. Mục đích của trích yếu là giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được ý nghĩa, mục tiêu và chủ đề cơ bản của văn bản mà không cần đọc toàn bộ tài liệu. Một bản trích yếu thường xuất hiện ở đầu các tài liệu hành chính, báo cáo hoặc nghiên cứu và tuân thủ quy định về độ dài cũng như cấu trúc để đảm bảo tính minh bạch, súc tích, dễ hiểu cho người sử dụng.

Việc trích yếu văn bản rất cần thiết trong quản lý hành chính, văn phòng và khoa học bởi khối lượng tài liệu lớn, yêu cầu xử lý thông tin hiệu quả. Trích yếu đóng vai trò như một công cụ khai thác dữ liệu nhanh và tăng tốc quá trình tra cứu, lưu trữ cũng như chuyển giao thông tin. Nội dung của trích yếu phải phản ánh chính xác tinh thần của văn bản gốc như chủ đề chính, đối tượng, phạm vi giải quyết, kết quả hoặc đề xuất. Người thực hiện trích yếu cần đọc kỹ nội dung, phân tích và chọn lọc ngôn từ để diễn đạt một cách vừa ngắn gọn vừa rõ ràng, tránh sai lệch ý nghĩa so với nguyên bản.

Trong thực tiễn, trích yếu văn bản không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn góp phần nâng cao hiệu suất truyền thông giữa các bộ phận, tổ chức hoặc khi cung cấp thông tin cho bên ngoài. Nó giúp loại bỏ những chi tiết không quan trọng và làm nổi bật các ý chính mà người tiếp nhận cần quan tâm. Vì vậy, kỹ năng trích yếu văn bản rất quan trọng đối với cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng và cả chuyên gia nghiên cứu nhằm tối ưu hóa quá trình xử lý thông tin, nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu về tính minh bạch trong các hoạt động hành chính, pháp lý và nghiên cứu khoa học.