Chủ trì cuộc họp là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, khả năng điều phối thông minh cũng như kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Trước khi cuộc họp diễn ra, người chủ trì cần xác định rõ mục tiêu, nội dung và các vấn đề cần thảo luận, đồng thời gửi trước tài liệu liên quan cho các thành viên tham dự. Chuẩn bị một lịch trình cụ thể và phân bổ thời gian hợp lý cho từng chủ đề là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát tốt tiến trình cuộc họp. Bên cạnh đó, việc xây dựng không khí làm việc tích cực, thân thiện sẽ giúp các thành viên cảm thấy thoải mái đóng góp ý kiến, qua đó nâng cao hiệu quả thảo luận.

Trong quá trình chủ trì, người điều phối phải theo sát chương trình, thúc đẩy các thành viên tập trung vào trọng tâm, tránh lan man hoặc tranh luận kéo dài không cần thiết. Kỹ năng lắng nghe, khích lệ mọi người phát biểu và tóm tắt nội dung chính sau mỗi phần thảo luận giúp đảm bảo không có ý kiến quan trọng nào bị bỏ sót. Bên cạnh đó, người chủ trì cần linh hoạt xử lý tình huống phát sinh ngoài dự kiến, giải quyết xung đột nếu có và giữ vững ổn định chung cho buổi họp. Kết thúc cuộc họp, việc tổng kết những nội dung đã đạt được, các nhiệm vụ được phân công và lên kế hoạch hành động cụ thể là bước quan trọng nhằm biến các quyết định thành hiện thực và giúp các thành viên nắm rõ trách nhiệm của mình trong giai đoạn tiếp theo.