Ủy quyền và phân quyền là hai khái niệm quan trọng trong quản trị tổ chức, nhưng bản chất và phạm vi áp dụng của chúng có những điểm khác biệt rõ rệt. Ủy quyền là quá trình người lãnh đạo giao một số quyền hạn nhất định cho cấp dưới hoặc người được tin tưởng để thực hiện nhiệm vụ cụ thể, trong khi trách nhiệm chung và quyền kiểm soát cuối cùng vẫn thuộc về người ủy quyền. Ủy quyền thường được thực hiện trong những tình huống ngắn hạn, mang tính cá nhân hóa và linh hoạt, nhằm hỗ trợ người lãnh đạo giảm tải công việc mà không làm thay đổi cấu trúc tổ chức hoặc hệ thống quyền lực tổng thể.

Trái lại, phân quyền là việc chia sẻ quyền lực và trách nhiệm từ cấp trung ương (thường là lãnh đạo cao nhất hoặc hội đồng quản trị) xuống các cấp thấp hơn trong bộ máy tổ chức theo một cơ cấu ổn định, lâu dài. Phân quyền hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả của tổ chức bằng cách tạo điều kiện cho các bộ phận hoặc đơn vị tự chủ giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn được phân chia. Khi phân quyền, mọi quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm với phần công việc được xác định rõ ràng cho từng cá nhân hoặc phòng ban, góp phần nâng cao tinh thần tự chủ, sáng tạo và thúc đẩy sự phát triển đồng bộ của toàn hệ thống.

Tóm lại, điểm khác biệt cốt lõi giữa ủy quyền và phân quyền nằm ở phạm vi, thời gian và tính chất của quyền lực được chuyển giao. Ủy quyền chỉ là sự giao phó tạm thời, phạm vi hẹp, không ảnh hưởng đến cơ cấu tổng thể của tổ chức và dễ dàng thu hồi bất cứ lúc nào. Ngược lại, phân quyền là sự chuyển giao quyền lực độc lập, lâu dài và thường gắn liền với cơ cấu tổ chức, việc thay đổi sẽ tác động trực tiếp đến vận hành chung. Việc nhận diện đúng hai khái niệm này giúp doanh nghiệp tổ chức và sử dụng nguồn lực quản lý một cách hiệu quả hơn.